Vacature Office manager

Kappetijn Safety Specialists (KSS) richt zich op advisering bij organisaties die zich moeten voorbereiden op stevige branden, calamiteiten of chemische vrijzettingen en langdurige verstoringen van bedrijfsprocessen. Private organisaties met vaak grote belangen inzake continuïteit, slachtofferbeperking, imagobehoud, financiën en aansprakelijkheid. En publieke organisaties waarvoor een scherpere of meer gerichte voorbereiding het verschil kan zijn tussen “gecontroleerd optreden” en “onstuurbare maatschappelijke onrust”.

Dergelijke organisaties vinden elkaar in Nederland onder meer in het BRZO-veld. KSS ondersteunt organisaties in haven- en industriegebieden die vaak in samenwerking veiligheidsdilemma’s adresseren. Dat lukt steeds meer in zowel Nederlandse als internationale industrie- en zeehavengebieden.

Wij zijn een bijzonder bedrijf met opdrachtgevers die ons vragen bijzondere projecten te doen. We groeien gestaag, maar alleen als we goede mensen vinden. Voor iemand die voortaan ons team kan ondersteunen, heeft Kappetijn Safety Specialists een plek. KSS zoekt:

Office manager

(parttime vanaf 24 uur/week, werkervaring is een must)

Ons bedrijf

KSS bestaat inmiddels ruim 7 jaar. Er heeft zich een kernteam ontwikkeld van zeven toegewijde mensen en een flexibele schil met adviseurs. In de afgelopen periode hebben we onder meer de volgende opdrachtgevers mogen ondersteunen:

  • Centrum Industriële Veiligheid van Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond
  • Pallas en NRG voor de nucleaire Onderzoekslocatie in Petten
  • Sitech Services op het Chemelot industriegebied in Geleen
  • Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland en Port of Amsterdam voor een havenbrandweer
  • Havenbedrijf Rotterdam bij havenontwikkelingen in Sohar (Oman)
  • OMV Petrom, olie en gas (Roemenië)
  • Havenbedrijf Moerdijk en Veiligheidsregio Midden-West Brabant
  • ProRail en Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid
  • Avebe in Groningen, Drenthe, Duitsland en Zweden
  • MSD en Aspen Pharmacare in Oss
  • Landelijke BRZO+ organisatie en LECbrandweerBRZO

Dit werk voeren wij uit deels op kantoor, deels bij onze klanten en steeds meer ook internationaal. Daarnaast zijn de adviseurs van KSS inmiddels veelgevraagd voor artikelen in vakbladen en gastsprekerschappen tijdens symposia.

De functie

De officemanager is degene die onze directeur gaat ontlasten en zorgt dat alles op kantoor op rolletjes blijft lopen. Bij dit kleine bedrijf worden bijna alle ondersteunende werkzaamheden ondergebracht bij de office manager, deels ter regie, deels ter uitvoering. Er zijn veel verschillende taken, waaronder:

  • Maandelijks verzamelen van de urenstaten en samenstellen van de uitgaande facturen
  • Controleren van de inkomende facturen en declaraties
  • Samenstellen managementinformatie, samen met onze boekhouder/accountant
  • Afronden van offertes, memo’s en rapporten
  • Publiceren van projectberichten op onze website en LinkedIn
  • Contacten met externe redacties voor onze publicaties in (internationale) vakbladen
  • Organiseren van periodieke bijeenkomsten, workshops en veiligheidscafe’s
  • Coördinatie met onze ICT-leverancier, telefoon- en internetprovider, auto-onderhoud, vertaalster, gebouwbeheerder, schoonmaker, etc

Voor taken op het gebied van corporate communicatie, publicaties en social media werk je samen met onze externe adviseur.

Je helpt dus bij alles wat ons bedrijf verder helpt. Je doel is om iedereen productief en zonder gedoe te laten werken. Momenteel ligt in Dordrecht ons kantoor, in maart 2020 verhuizen we naar Rotterdam, daar zal jouw uitvalsbasis zijn.

Jouw profiel

Werken is voor jou energie gevend, “regelneef” is een populaire term, snel en voorkomend, met integriteit en vakmanschap als basiswaarden. Je beschikt over ervaring als office manager. Je kunt goed overzicht bewaren en prioriteiten stellen. Je functioneert zelfstandig en rapporteert rechtstreeks aan de directeur/eigenaar. We vragen het volgende:

  • Je bent gemotiveerd
  • Hoge mate van zelfstandigheid
  • Prioriteiten kunnen stellen
  • Communicatief bedreven en humorvol
  • Assertiviteit: je bent vlot en doortastend
  • Organisatietalent
  • Vaardig met social media
  • Vloeiend Nederlands spreken en schrijven, bedreven in Engels
  • HBO denkniveau en tenminste afgeronde MBO

Je signaleert kansen voor verbeteringen om de organisatie efficiënt te laten werken.

In maart betrekken we een kantoor aan de Lloydstraat in Rotterdam. Ofschoon “woongebied Rotterdam” geen eis is, heeft een kandidaat met een lage woon-werk afstand de voorkeur.

Ons aanbod

KSS biedt je een uitdagende functie in een startende en dus kleine, maar tegelijk professionele en stimulerende organisatie. Jouw drive om het beste uit jezelf te halen is daarbij het uitgangspunt. Het salaris past bij de geleverde inspanningen en groeit met je mee. Dat geldt ook voor de secundaire voorwaarden en de beloning van bijzondere prestaties. Wij denken aan een parttime-invulling die start op ongeveer 24 uur per week, maar horen graag jouw inzicht op basis van persoonlijke ervaring.

Acquisitie op basis van deze advertentie wordt uitdrukkelijk niet op prijs gesteld.

Interesse in deze vacature?

Heb je interesse in de functie van junior adviseur industriële veiligheid? Neem direct contact met ons op:

  Stuur je brief en CV

Stuur je CV en motivatie naar Kees Kappetijn: k.kappetijn@kappetijn.eu.

  Of bel voor meer informatie

Als je vragen hebt, kun je mailen of bellen naar Kees Kappetijn: 06 – 518 19 151.

  Of kom langs voor een gesprek

Mail naar Merel Kappetijn voor een vrijblijvend oriënterend gesprek met één van onze (junior) adviseurs: m.kappetijn@kappetijn.eu

Bekijk onze vacatures

Kappetijn zoekt jonge én ervaren talenten die helpen om onze groei mogelijk te maken en tegelijkertijd ook zelf hard willen groeien.